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分類清單
業務簡介

文書檔案作業

業務說明

文書組業務介紹

一、全校各學制印信典守、監督及用印。
配合注意事項:

1.各項公文附件如需蓋用印信,務必於公文內註明用印申請數目與種類,會文書組,奉核後,公文正本連同影本乙份,送文書組用印。

2.不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印信申請表」,陳奉核定後, 送文書組蓋用印信。


二、全校總收、發文管理。
配合注意事項:
1.請使用電子公文製作系統,俾利流程管控。
2.時效發文請特別注意最後期限為發文日為憑還是寄達日。
3.當日需發文之急件公文務必於下午3時30分前送文書組繕打寄發。


三、全校總收、發文點收、分類、歸檔及稽催管理。
配合注意事項:
1.承辦人員應隨時注意所承辦公文之時效,對屆辦理期限或逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期手續。
2.各類公文之處理時限:
(1)一般公文:最速件:1日;速件:3日;普通件:6日。
(2)時限公文。


四、全校公文檔案調閱管理。
配合注意事項:
填具調案單送本組調閱公文,如調閱非本單位公文,請先會辦該業務單位主管同意後使得調閱公文。


五、全校郵件收信、寄信處理及郵資報銷。
配合注意事項:
1.填具郵寄函件郵資清單,陳單位主管核判後,送文書組統一處理。郵寄函件郵資清單請註明郵寄方式、數量等。
2.郵寄函件若為單掛、限掛、快捷等方式且三件以上時,請附上郵寄清冊(參考郵局格式),俾利郵局大宗郵件作業核對與寄發。
3.當日需寄發之信件務必於下午3時30分前送文書組處理。