文書檔案作業

業務說明

文書組業務介紹：

一、全校各學制印信典守、監督及用印。
配合注意事項：

1.各項公文附件如需蓋用印信，務必於公文內註明用印申請數目與種類，會文書組，奉核後，公文正本連同影本乙份，送文書組用印。

2.不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，陳奉核定後， 送文書組蓋用印信。

二、全校總收、發文管理。
配合注意事項：
1.請使用電子公文製作系統，俾利流程管控。
2.時效發文請特別注意最後期限為發文日為憑還是寄達日。
3.當日需發文之急件公文務必於下午3時30分前送文書組繕打寄發。

三、全校總收、發文點收、分類、歸檔及稽催管理。
配合注意事項：
1.承辦人員應隨時注意所承辦公文之時效，對屆辦理期限或逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期手續。
2.各類公文之處理時限：
(1)一般公文：最速件：1日；速件：3日；普通件：6日。
(2)時限公文。

四、全校公文檔案調閱管理。
配合注意事項：
填具調案單送本組調閱公文，如調閱非本單位公文，請先會辦該業務單位主管同意後使得調閱公文。

五、全校郵件收信、寄信處理及郵資報銷。
配合注意事項：
1.填具郵寄函件郵資清單，陳單位主管核判後，送文書組統一處理。郵寄函件郵資清單請註明郵寄方式、數量等。
2.郵寄函件若為單掛、限掛、快捷等方式且三件以上時，請附上郵寄清冊(參考郵局格式)，俾利郵局大宗郵件作業核對與寄發。
3.當日需寄發之信件務必於下午3時30分前送文書組處理。